La présente version de la politique de confidentialité d’Artisti modifie la version qui était en vigueur du 16 juin 2020 au 21 septembre 2023 que vous pouvez consulter ici. Les modifications qui ont été apportées apparaissent comme étant en caractère noir et gras.
La société de gestion collective de l’Union des artistes inc. (ci-après Artisti) est une société de gestion collective des droits conférés aux artistes interprètes par la Loi sur le droit d’auteur.
Chez ARTISTI, nous attachons une attention toute particulière à la protection des renseignements personnels de nos adhérents et de toutes autres personnes dont nous recueillons de telles données. Cette politique de confidentialité des données personnelles (ci-après, la «Politique de confidentialité») a pour but de vous informer de l’utilisation que nous faisons de vos données personnelles, notamment dans le cadre de votre adhésion à notre société de gestion collective, ainsi que des droits dont vous disposez sur vos données.
En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ainsi que de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques (LPRDE), qui viennent protéger vos renseignements personnels au Québec et au Canada (ci-après ensemble, la « Loi »), ARTISTI est responsable des renseignements personnels qu’elle est amenée à collecter, utiliser, communiquer, conserver et détruire dans le cadre de son activité. Vous trouverez ci-après les informations concernant les modalités selon lesquelles ARTISTI traite vos données personnelles incluant celles qui sont recueillies par un moyen technologique.
Cette politique s’applique à Artisti, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte d’Artisti. Elle s’applique également à l’égard du site internet d’Artisti.
Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par Artisti, que ce soient les renseignements de ses adhérents, ceux de ses consultants, de ses employés ou de toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).
Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou des renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, sa langue, etc.
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, par exemple : les renseignements de santé, les renseignements bancaires, les renseignements biométriques, ceux concernant l’orientation sexuelle, l’origine ethnique, les opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.
De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.
Quels renseignements personnels nous collectons?
Dans le cadre de ses activités Artisti peut collecter différents types de renseignements et ce, à différentes fins. Les types de renseignements qu’Artisti pourrait collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués à l’Annexe A de la présente politique.
De manière générale, si vous adhérez à Artisti, lors de votre inscription, et tout au long de votre adhésion, vous nous fournissez plusieurs de vos données personnelles, telles que : nom, prénom, adresse postale, téléphone, adresse courriel, date de naissance, sexe, numéro NAS ou NEQ (si applicable), matricule UDA (si applicable), informations sur vos prestations, groupe musical dont vous faites partie, pseudonyme, informations financières, citoyenneté, pays de résidence fiscale, informations concernant les successions (si applicable), nom de l’entité bénéficiaire des paiements (si applicable) et toute autre information que vous partagez avec ARTISTI dans le cadre de vos communications écrites (par courrier, par courriel ou par le biais d’un formulaire électronique) et/ou verbales par téléphone ou en personne. Nous sommes également amenés à générer des données d’identification telles que votre matricule SIGART ou votre numéro IPN.
Si vous êtes un employé d’Artisti, un candidat à un poste d’employé ou d’administrateur d’Artisti, ou un consultant de celle-ci, nous vous invitons à consulter l’Annexe A pour savoir quels types de renseignements qu’Artisti pourrait collecter vous concernant.
Au moment de la collecte de renseignements personnels Artisti informera également les personnes concernées de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et des moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.
Artisti applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :
CONSENTEMENT :
De façon générale, Artisti collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Dans les cas où ses adhérents ont donné une procuration à un tiers (agent, manager, etc…), la collecte pourrait s’effectuer auprès d’eux.
Le consentement pourra être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique de l’utilisation qui en sera faite et de leur communication au fins qui y sont indiquées (voir l’Annexe A pour plus de détails). Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.
Normalement, Artisti doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, Artisti peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où Artisti peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.
COLLECTE :
Dans tous les cas, Artisti ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont elle a besoin pour remplir l’objectif visé.
Collecte auprès des mineurs : lorsqu’Artisti collecte des renseignements personnels auprès d’un mineur de moins de 14 ans les renseignements ne peuvent être recueillis auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur. Dans les cas où le mineur est âgé de 14 ans et plus, son consentement pourra être donné dans la mesure où il est obtenu en lien avec son emploi ou l’exercice de son art ou de sa profession.
Collecte auprès de tiers. Artisti peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, Artisti demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à Artisti.
Autrement, Artisti peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.
Pour quelles finalités nous collectons vos données personnelles
Artisti ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès qu’Artisti veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, Artisti peut utiliser les renseignements personnels à des fins secondaires sans le consentement de la personne, Par exemple, Artisti pourra le faire :
Accès limité. Artisti doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. Artisti demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.
Si vous êtes adhérent d’Artisti, nous collectons vos données personnelles afin de pouvoir :
Si vous êtes un employé d’Artisti, un candidat à un poste d’employé ou d’administrateur d’Artisti, ou un consultant de celle-ci, nous vous invitons à consulter l’Annexe A pour savoir à quelles fins Artisti collecte vos données personnelles.
En interne, l’équipe d’ARTISTI a accès à vos données personnelles, afin de permettre l’accomplissement de nos missions de perception et de distribution de vos redevances. Dans ce cadre, et à titre d’adhérent d’Artisti, vos données personnelles peuvent être également transmises aux destinataires suivants :
Ces communications ne nécessitent pas votre consentement.
Nous nous assurons que l’ensemble des destinataires de vos données personnelles respectent des conditions de sécurité et de confidentialité adéquates.
Ainsi, pour la communication à des sous-traitants, fournisseurs de services, consultants et partenaires d’Artisti, Artisti doit conclure des ententes écrites qui indiquent : les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution des tâches qui leurs sont confiées et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après leur expiration. De plus, ces ententes doivent prévoir que les sous-traitants, fournisseurs de services, consultants et partenaires doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels d’Artisti (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.
Dans la mesure où une communication de renseignements personnels nécessitant votre consentement était requise, Artisti veillera à l’obtenir.
Sachez enfin que vos données à caractère personnel ne feront jamais l’objet de divulgation à des tiers pour des raisons commerciales ou publicitaires.
Vos données personnelles sont conservées et stockées sur des serveurs situés au Canada.
Dans le cadre de l’exécution de nos services, vos données peuvent être transférées sur des serveurs situés dans des pays étrangers, et peuvent ainsi être soumises à des réglementations étrangères et être transmises à des autorités étrangères sur la base de ces réglementations.
Les Cookies. Les cookies sont des fichiers qui permettent d’enregistrer les visites sur un site web d’un internaute. Nous utilisons uniquement des cookies techniques lors de votre navigation sur notre site web, afin de la faciliter et d’exécuter certaines fonctions. Un cookie technique peut par exemple être utilisé pour mémoriser vos réponses renseignées dans un formulaire ou encore vos préférences s’agissant de la langue ou de la présentation d’une application, lorsque de telles options sont disponibles.
Nous vous rappelons que vous pouvez vous opposer au dépôt de cookies en configurant votre navigateur, un tel refus pourrait toutefois empêcher le bon fonctionnement de notre site.
Google analytics. Le site Internet d’Artisti utilise Google Analytics. Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec le site Internet d’Artisti. Il utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs du site et le contenu consulté. Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par Artisti à des tiers.
Il est possible d’installer un module complémentaire de navigateur pour désactiver Google Analytics.
Formulaires Web. Artisti recueille également des renseignements personnels par l’entremise de formulaires Web intégrés à son site internet (par exemple, son formulaire de contact, son formulaire de pré-adhésion, son formulaire pour s’inscrire à l’infolettre, etc.)
Survey Monkey. Artisti pourrait également recueillir des renseignements personnels dans le cadre de sondages ou questionnaires accessibles en ligne sur la plateforme Survey Monkey.
Si Artisti recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, Artisti doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).
Nous avons pris les mesures organisationnelles et techniques raisonnables pour préserver l’intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, et notamment la mise en place d’accès aux bases de données par authentification, la limitation d’accès à nos bureaux et la sécurisation des lieux de stockage physiques.
Cependant, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Coordonnées ». S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à vous aviser dans les meilleurs délais à la suite de notre connaissance de cet incident. Nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
De manière générale, Artisti est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.
Le responsable de la protection des renseignements personnels d’Artisti est la Directrice générale de l’organisation. Elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. La responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de cette responsable, le Responsable des opérations d’Artisti assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.
Les membres du personnel d’Artisti ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.
Les rôles et les responsabilités des employés d’Artisti tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique d’Artisti à cet égard, le cas échéant.
Nous gardons vos renseignements personnels aussi longtemps que cela est nécessaire pour nous permettre de vous proposer nos services, ainsi que de traiter les redevances liées aux enregistrements sonores auxquels vous avez participé.
Conservation après la fin de votre adhésion : vos renseignements personnels pourront être conservés par Artisti même après la fin de votre adhésion auprès de notre société et ce, par exemple, afin de permettre le paiement de redevances réclamées pendant votre adhésion mais transmises à Artisti après la fin de celle-ci ou le paiement des redevances de fermeture d’une année de redevances lié aux redevances initiales qu’Artisti a administrées pour vous. De plus, Artisti conservera vos renseignements personnels pour la période de prescription suivant le paiement de fermeture d’une année de redevances.
Artisti conservera également vos renseignements personnels pour aussi longtemps que cela est requis par la loi.
À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Artisti s’assurera :
La destruction de renseignements par Artisti doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.
Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
Pour exercer ces droits ou pour formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou à la protection de ses renseignements personnels par Artisti, vous devez le faire par écrit en vous adressant au responsable de la protection des renseignements personnels d’Artisti, à l’adresse indiquée au point aux « coordonnées » ci-dessous. Pour cela, vous devrez établir votre qualité et votre identité, ainsi que respecter les conditions de mise en œuvre de la Loi. Les délais pour répondre à vos demandes sont ceux prescrits par la Loi.
Le responsable de la protection des renseignements personnels d’Artisti devra répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus devra être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse devra indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable devra aider le requérant à comprendre le refus au besoin.
Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement (au Québec, la Commission d’accès à l’information), dans lequel nous sommes situés ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise. Toutefois, Artisti invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par Artisti.
Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment la présente Politique de confidentialité, et ces modifications entreront en vigueur dès la publication de la nouvelle version sur notre site internet. Vous serez informé de ces modifications par tout moyen quel qu’il soit, à notre disposition.
Nous espérons que cette Politique de confidentialité a répondu à vos attentes et éventuelles questions. Pour toutes demandes de renseignement, d’accès à vos données personnelles ou de rectification, ou pour toutes questions ou plaintes, veuillez-vous adresser aux coordonnées suivantes :
Annie Morin
Directrice générale
Société de gestion collective de l’Union des artistes inc. (ARTISTI)
5445, avenue De Gaspé, bureau 1005, Montréal (Québec) H2T 3B2, Canada
Email : amorin[at]artisti.ca